Cập nhật 27.05.2024 | Kiến thức
Điều hành Tour là quá trình tổ chức, quản lý nhằm đảm bảo các tour du lịch diễn ra trọn vẹn, theo đúng lịch trình được xác định từ trước. Quá trình này thường bao gồm nhiều hoạt động như: đặt dịch vụ từ các nhà cung cấp, điều hành xe, hướng dẫn viên, quản lý chi phí, kiểm soát chất lượng dịch vụ,...
Để thực hiện Điều hành Tour du lịch, người điều hành cần thực hiện nhiều hoạt động khác nhau. Cụ thể:
Kiểm tra thông tin Booking: Xác định ngày khởi hành, danh sách dịch vụ có trong chương trình du lịch, số lượng khách tham gia Tour và thông tin của khách trong đoàn.
Liên hệ với nhà cung cấp và đặt dịch vụ: Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để đàm phán giá cả và các điều kiện dịch vụ. Điều hành viên cần đảm bảo rằng các dịch vụ được đặt đủ số lượng, đạt tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng mong muốn của khách hàng.
Sắp xếp lịch trình di chuyển: Tổ chức lịch trình di chuyển của xe, đảm bảo rằng các phương tiện luôn sẵn sàng và di chuyển theo thời gian đã định trước cho tour du lịch.
Điều hành hướng dẫn viên: Chọn lựa hướng dẫn viên phù hợp cho tour, bàn giao thông tin cần thiết cho hướng dẫn viên, giải đáp mọi thắc mắc và đảm bảo họ nắm rõ mọi chi tiết của tour.
Quản lý tài chính: Điều hành viên cần dự trù chi phí cho toàn bộ tour, kiểm soát các khoản chi thực tế. Sau đó, tổng hợp và báo cáo chi phí cho các bộ phận liên quan.
Theo dõi và xử lý sự cố: Liên tục cập nhật và theo dõi quá trình thực hiện tour, kịp thời xử lý các sự cố hoặc thay đổi phát sinh để tour diễn ra một cách suôn sẻ.
Thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng: Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng về chất lượng dịch vụ và đánh giá toàn bộ quá trình tổ chức tour để cải thiện và nâng cao chất lượng tour trong tương lai.
Tùy thuộc vào quy mô, cấu trúc tổ chức và mô hình hoạt động của từng doanh nghiệp du lịch, công việc của nhân viên Điều hành Tour có thể có sự thay đổi linh hoạt. Trong một số trường hợp, Điều hành viên có thể được giao nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, đối thủ để xây dựng các chương trình tour mẫu mới.
Hay trong một số trường hợp khác, nhiệm vụ của Điều hành viên bao gồm cả thực hiện quyết toán Tour, thanh toán cho các đối tác địa phương, nhà cung cấp dịch vụ du lịch, đảm bảo rằng mọi khoản thanh toán được thực hiện đúng thời hạn và đúng quy định,...
Vì vậy, dù làm việc trong môi trường nào, nhân viên Điều hành Tour đều cần có sự linh hoạt và sẵn lòng thích nghi với các công việc được giao để hoàn thành một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.
>>> Xem thêm: Kỹ năng cần có của Điều hành viên
Trong quá trình Điều hành Tour, điều hành viên cần lên kế hoạch và thực hiện tất cả hoạt động liên quan đến quá trình tổ chức tour như đặt dịch vụ từ nhà cung cấp, quản lý việc điều hành xe, điều hành hướng dẫn viên,...
.png "Vai trò của Điều hành Tour trong doanh nghiệp lữ hành")
Đồng thời, khi có tình huống phát sinh, điều hành viên sẽ phối hợp với các bộ phận liên quan, đối tác hoặc nhà cung cấp dịch vụ để tìm ra giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề. Điều này giúp đảm bảo rằng tour du lịch có thể diễn ra suôn sẻ, đúng theo kế hoạch và mang trải nghiệm tốt nhất cho du khách.
Trong quá trình điều hành Tour, Điều hành viên thường phải liên hệ và đàm phán với các nhà cung cấp để đặt dịch vụ. Khi đàm phán thành công với các đối tác, nhà cung cấp, họ có thể đạt được các thỏa thuận và điều kiện hợp đồng có lợi cho doanh nghiệp. Những thỏa thuận này có thể liên quan đến giá cả, chất lượng dịch vụ, các điều khoản bổ sung và các ưu đãi đặc biệt.
Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí tổ chức tour, tối ưu hóa nguồn lực và tạo điều kiện cho doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận. Doanh nghiệp có thể tập trung tài chính vào việc đầu tư, phát triển sản phẩm, dịch vụ mới, mở rộng quy mô kinh doanh,... Từ đó đặt nền móng cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp trong tương lai.
>>> Xem thêm: Tour du lịch là gì?
Tạo sự hài lòng của du khách với doanh nghiệp
Mục đích cuối cùng của Điều hành Tour chính là đảm bảo tour được diễn ra trọn vẹn và đem lại sự hài lòng cho du khách. Bằng cách tạo ra một môi trường an toàn, thoải mái và thân thiện, doanh nghiệp có thể tạo ra trải nghiệm đáng nhớ, du khách cảm thấy thoải mái trong suốt hành trình du lịch.
Đồng thời, thông qua việc thu thập đánh giá của khách hàng trong quá trình đi tour du lịch, điều hành viên có thể rút kinh nghiệm và cải thiện dịch vụ cho các chương trình tour khác. Từ đó gia tăng sự hài lòng của du khách với doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp Điều hành Tour hiệu quả và mang lại sự hài lòng cho khách hàng, họ thường chia sẻ trải nghiệm tích cực của mình qua các kênh truyền thông xã hội, trang web du lịch hoặc giới thiệu cho bạn bè, người thân.
Thông thường, những lời đánh giá từ những người đã trực tiếp trải nghiệm tour du lịch sẽ được đánh giá cao và có sức ảnh hưởng lớn đến quyết định của du khách sau đó. Vì vậy, những phản hồi tích cực này có thể góp phần xây dựng uy tín và lan tỏa hình ảnh doanh nghiệp du lịch một cách rộng rãi hơn.
Khi du khách cảm thấy hài lòng với trải nghiệm của họ, họ có xu hướng quay lại và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp trong tương lai. Điều này không chỉ giúp tạo ra một nguồn thu ổn định mà còn giúp xây dựng một cộng đồng khách hàng trung thành, đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, du khách cũng thường giới thiệu sản phẩm và dịch vụ cho bạn bè và người thân khi họ cảm thấy hài lòng. Hành động này không chỉ giúp lan tỏa hình ảnh tích cực về doanh nghiệp mà còn có thể tăng cơ hội bán hàng và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Hi vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về Điều hành Tour và vai trò của hoạt động này đối với doanh nghiệp lữ hành. Để cập nhật thông tin hữu ích về du lịch, đừng quên ghé thăm chuyên mục “Tài nguyên” trên trang web của chúng tôi.
.png)