5 kỹ năng cần có của nhân viên Điều hành Tour chuyên nghiệp

1. Nhân viên Điều hành Tour là gì?

Nhân viên Điều hành Tour là người chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành và quản lý chất lượng của các tour du lịch. Họ sẽ đảm bảo mỗi chuyến đi diễn ra suôn sẻ và đúng theo lịch trình đã lên kế hoạch từ trước. Sau khi tiếp nhận Booking từ Sale, nhân viên Điều hành Tour sẽ phụ trách tất cả những công việc cần thiết để tổ chức tour du lịch. Cụ thể:

Trước khi đi Tour

Ở giai đoạn này, nhân viên Điều hành Tour cần kiểm tra thông tin chi tiết của Booking bao gồm ngày khởi hành, danh sách dịch vụ có trong tour du lịch, số lượng, thông tin chi tiết của khách trong đoàn. Tiếp theo, Điều hành viên sẽ liên hệ với nhà cung cấp để đặt các dịch vụ cần thiết trong chương trình tour. Sau đó, điều hành xe đưa đón, lựa chọn hướng dẫn viên phù hợp và bàn giao tour để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng cho chuyến đi.

Ngoài ra, trong một số trường hợp, Điều hành viên có thể được giao nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, đối thủ để xây dựng các chương trình tour mẫu mới.

Trong khi đi Tour

Trong suốt quá trình đi tour, Điều hành viên sẽ theo dõi sát sao tình hình thực tế của chuyến đi và phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh. Đồng thời, nhân viên Điều hành Tour cần phải lắng nghe và giải quyết các yêu cầu hoặc phản hồi từ khách hàng trong suốt chuyến đi.

Sau khi đi Tour

Nhân viên điều hành tour sẽ phối hợp với bộ phận Kế toán để thực hiện quyết toán tour. Quá trình này bao gồm kiểm tra, xác nhận lại các chi phí đã tạm ứng, các chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức tour,... Trong một vài trường hợp, nhân viên điều hành tour có thể trực tiếp thực hiện toàn bộ quá trình quyết toán và lập báo cáo chi tiết.

Xem thêm:

>>> Điều hành Tour là gì?

>>> Nhà cung cấp là gì?

2. Kỹ năng cần có của nhân viên Điều hành Tour

Điều hành Tour là một hoạt động vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng cũng như sự thành công của chương trình tour du lịch. Vì vậy, nhân viên Điều hành Tour cần có những kỹ năng dưới đây để hoàn thành tốt công việc của mình.

Kỹ năng giao tiếp tốt

Giao tiếp là một kỹ năng cực kỳ quan trọng đối với các nhân viên điều hành tour chuyên nghiệp, đặc biệt là khi họ phải liên lạc và làm việc với các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ, và các bộ phận phòng ban khác trong tổ chức.

Tùy vào từng đối tượng khác nhau, Điều hành viên cần có cách giao tiếp phù hợp. Cụ thể:

Đối với đối tác, nhà cung cấp: Việc thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp là rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững. Điều hành viên cần thể hiện sự tôn trọng bằng cách lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của đối tác, thời khéo léo đề xuất các phương án có lợi cho cả hai bên. Tuy nhiên, trong một số tình huống, sự quyết đoán cũng là một kỹ năng quan trọng giúp bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp trong quá trình thương lượng.

Đối với các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp: Với các bộ phận phòng ban trong tổ chức, giao tiếp cần được xây dựng trên sự minh bạch và trung thực, phối hợp nhịp nhàng để đảm bảo không có sự gián đoạn, mọi thông tin đều được truyền đạt rõ ràng cho các bộ phận liên quan.

Kỹ năng quản lý, tổ chức sắp xếp công việc

Điều hành Tour là một quá trình đòi hỏi phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau. Vì vậy, để đảm bảo rằng mọi hoạt động đều diễn ra theo đúng kế hoạch, điều hành viên cần có khả năng sắp xếp công việc thông minh và phân bổ thời gian hợp lý.

Điều hành viên cần lên kế hoạch làm việc, xác định các công việc cần ưu tiên thực hiện và khoảng thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ để công việc được thực hiện một cách logic, không bỏ sót hoặc xảy ra tình trạng chồng chéo trong quá trình Điều hành Tour.

Khả năng làm việc nhóm

Trong quá trình Điều hành Tour, điều hành viên sẽ cần phối hợp với nhiều phòng ban khác nhau như Kinh doanh và Kế toán để đảm bảo rằng mọi hoạt động được tổ chức một cách hiệu quả và suôn sẻ. Điều này đòi hỏi Điều hành viên cần có kỹ năng làm việc nhóm để cùng nhau thực hiện công việc, chia sẻ thông tin và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.

Đối với bộ phận Kinh doanh, Điều hành viên cần biết khai thác thông tin và trao đổi linh hoạt để hiểu và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đối với chương trình tour, từ đó tạo ra gói tour phù hợp.

Hay với bộ phận Kế toán, Điều hành viên cần cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về các chi phí liên quan đến quá trình điều hành tour để họ có thể thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.

Kỹ năng xử lý, giải quyết vấn đề

Quá trình Điều hành Tour có thể có rất nhiều tình huống, sự cố xảy ra. Trong những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn như vậy, điều hành viên sẽ là người đứng ra giải quyết. Vì vậy, Điều hành Tour phải có khả năng giữ bình tĩnh trong mọi tình huống, tìm ra vấn đề nhanh chóng và đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời.

Ngoài ra, điều hành viên cũng cần phải có khả năng dự đoán trước những tình huống có thể xảy ra và chuẩn bị các phương án dự phòng. Bằng cách này, họ có thể phản ứng nhanh chóng khi sự cố xảy ra và đảm bảo rằng chuyến đi vẫn diễn ra một cách suôn sẻ.

Khả năng ngoại ngữ

Khả năng ngoại ngữ tốt sẽ là một lợi thế lớn giúp điều hành viên có thể giao tiếp hiệu quả với khách hàng và các đối tác quốc tế. Đặc biệt, với các doanh nghiệp lữ hành kinh doanh dịch vụ du lịch Outbound, Điều hành viên thường xuyên phải tương tác và đàm phán với các nhà cung cấp quốc tế.

Hay đối với doanh nghiệp lữ hành kinh doanh dịch vụ Inbound, ngoại ngữ tốt cũng là một yếu tố cần để hiểu các ý kiến đánh giá của khách hàng trong quá trình thực hiện tour du lịch.

Hy vọng qua bài viết, bạn đã hiểu rõ hơn về công việc và những kỹ năng cần thiết của một nhân viên Điều hành Tour. Hãy luôn trau dồi bản thân, hoàn thiện các kỹ năng cần thiết và nâng cao kiến thức để trở thành một điều hành viên chuyên nghiệp trong tương lai. Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

>>> Nhiệm vụ chính của Điều hành Tour

>>> Tour InBound & Outbound là gì?