Cập nhật 20.08.2024 | Quản trị
Tính năng "Thêm mới - Thay đổi - Hủy dịch vụ Tour" trong Phần mềm TravelMaster là một công cụ hỗ trợ quản lý dịch vụ du lịch, cho phép doanh nghiệp dễ dàng cập nhật, điều chỉnh hoặc loại bỏ các dịch vụ trong giai đoạn bán hàng và điều hành tour. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi yêu cầu thay đổi từ khách hàng hay các yếu tố khách quan ảnh hưởng đến các dịch vụ của tour đều được xử lý kịp thời, chính xác.
Mục tiêu hàng đầu của tính năng này là mang lại sự linh hoạt tối đa cho doanh nghiệp trong việc quản lý dịch vụ. Khi các tình huống bất ngờ xảy ra, chẳng hạn như khách hàng yêu cầu thay đổi dịch vụ vào phút chót hoặc khi điều kiện thời tiết không thuận lợi khiến kế hoạch ban đầu phải điều chỉnh, tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng mà không làm gián đoạn quá trình cung cấp dịch vụ. Nhờ đó, khách hàng sẽ cảm thấy hài lòng hơn khi mọi yêu cầu của họ được đáp ứng một cách kịp thời và chuyên nghiệp.
So với các phương pháp quản lý truyền thống, tính năng này mang lại nhiều ưu điểm vượt trội. Thay vì phải thực hiện các thay đổi một cách thủ công như ghi chép, note vào file excel tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến sai sót, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện vài bước đơn giản để cập nhật dịch vụ thông qua TravelMaster phiên bản 8.2.
Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót trong quản lý dịch vụ. Đồng thời, việc áp dụng tính năng này vào quy trình bán hàng và điều hành tour còn giúp doanh nghiệp duy trì tính nhất quán trong cung cấp dịch vụ, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.
>> Xem thêm: Phần mềm TravelMaster chính thức phát hành Phiên bản 8.2
- Thay đổi dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng: Khi khách hàng yêu cầu thêm một dịch vụ mới vào chương trình tour, chẳng hạn như thêm một tour tham quan, trải nghiệm ăn uống đặc biệt hoặc dịch vụ vận chuyển bổ sung, nhân viên bán hàng có thể dễ dàng cập nhật các thay đổi này trong hệ thống mà không cần phải tạo lại báo giá từ đầu. Hoặc khách hàng có thể yêu cầu nâng cấp dịch vụ hiện tại, ví dụ như nâng cấp phòng khách sạn từ tiêu chuẩn lên cao cấp hoặc đổi loại phương tiện di chuyển từ xe khách thường thành xe limousine.
- Hủy dịch vụ Tour do không đáp ứng được yêu cầu hoặc theo yêu cầu của khách hàng: Trong một số trường hợp, nhà cung cấp dịch vụ có thể gặp sự cố hoặc không thể đảm bảo cung ứng dịch vụ theo đúng cam kết, chẳng hạn như khi dịch vụ đã bị hết chỗ hoặc không còn phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Trường hợp khác, nếu khách hàng thay đổi kế hoạch hoặc quyết định không sử dụng một dịch vụ nào đó trong chương trình tour, nhân viên bán hàng có thể thực hiện hủy dịch vụ theo yêu cầu và điều chỉnh báo giá tương ứng.
- Tối ưu hóa quy trình bán hàng, linh hoạt đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Khách hàng thường có nhu cầu điều chỉnh các dịch vụ đã chọn trong quá trình mua tour, từ việc thay đổi các hoạt động đến nâng cấp dịch vụ hoặc thêm các dịch vụ bổ sung. Tính năng này cho phép nhân viên bán hàng thực hiện các thay đổi hoặc bổ sung ngay lập tức mà không cần phải tạo lại báo giá từ đầu.
Việc có thể cập nhật thông tin dịch vụ một cách nhanh chóng không chỉ giúp nhân viên bán hàng phản hồi yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả mà còn góp phần làm tăng khả năng chốt sale. Khách hàng thường sẽ quyết định nhanh hơn khi yêu cầu của họ được đáp ứng ngay lập tức, từ đó thúc đẩy việc hoàn tất giao dịch. Sự linh hoạt trong việc điều chỉnh dịch vụ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc khép lại các thỏa thuận kinh doanh và gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
- Nâng cao trải nghiệm và tăng sự hài lòng, tin cậy từ khách hàng: Khách hàng cảm thấy hài lòng khi các yêu cầu thay đổi hoặc bổ sung dịch vụ của họ được xử lý một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp tạo dựng lòng tin và nâng cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
- Quản lý dịch vụ chính xác và tức thời: Tính năng này cho phép nhân viên bán hàng kiểm soát tốt hơn các dịch vụ được cung cấp cho khách hàng, đảm bảo mọi thay đổi đều được ghi nhận và xử lý kịp thời. Điều này giúp tránh được những sai sót không đáng có, đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ.
- Kiểm soát và tối ưu hóa chi phí: Khi có khả năng thêm mới, thay đổi hoặc hủy dịch vụ ngay trong khu vực bán hàng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chi phí dịch vụ một cách linh hoạt để tối ưu hóa lợi nhuận. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc giữ vững tính cạnh tranh và tối đa hóa doanh thu từ các booking.
- Giảm thiểu rủi ro về sai sót và thất thoát: Quản lý dịch vụ chính xác và minh bạch giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót trong quá trình bán hàng, từ đó giảm thiểu thất thoát doanh thu và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
- Cung cấp dữ liệu chính xác cho việc ra quyết định: Tính năng này cung cấp dữ liệu tức thời về các dịch vụ đã được thêm mới, thay đổi, hoặc hủy bỏ, giúp ban lãnh đạo và nhân viên bán hàng có cái nhìn tổng quan và đưa ra các quyết định nhanh chóng, hiệu quả.
>> Xem thêm: Nghiệp vụ Tạo Báo giá nhanh (P2Q) trên Phần mềm du lịch TravelMaster
Một số tình huống/ trường hợp mà người Điều hành Tour có thể sử dụng tính năng “Thêm mới - Thay đổi - Hủy dịch vụ” như sau:
- Thay đổi lịch trình tour do yếu tố khách quan: Thời tiết xấu hoặc các sự kiện bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, đình công tại điểm đến khiến lịch trình tour không thể thực hiện như kế hoạch ban đầu.
- Yêu cầu từ khách hàng về thay đổi dịch vụ trong quá trình tour: Khách hàng yêu cầu thay đổi dịch vụ đã chọn như nâng cấp khách sạn, thay đổi phương tiện di chuyển hoặc thêm dịch vụ giải trí trong thời gian diễn ra tour.
- Hủy dịch vụ do nhà cung cấp không thể thực hiện: Nhà cung cấp dịch vụ không thể thực hiện dịch vụ như đã cam kết, ví dụ như khách sạn không có phòng trống hoặc nhà hàng bị đóng cửa đột ngột do yếu tố chất lượng, vệ sinh,...
- Phát sinh dịch vụ khẩn cấp trong quá trình điều hành tour: Trong quá trình điều hành tour, phát sinh các nhu cầu khẩn cấp như việc tổ chức sự kiện đột xuất hoặc cung cấp dịch vụ y tế cho khách hàng,...
- Điều chỉnh dịch vụ do thay đổi số lượng khách: Số lượng khách tham gia tour thay đổi vào phút chót, yêu cầu tăng hoặc giảm các dịch vụ như đặt phòng, phương tiện di chuyển hoặc bữa ăn,...
- Điều chỉnh dịch vụ do thay đổi yêu cầu từ đối tác: Đối tác hoặc nhà cung cấp dịch vụ thông báo về việc điều chỉnh hoặc cập nhật dịch vụ đã đặt, ví dụ như thay đổi giờ bay, nâng cấp phương tiện vận chuyển,...
- Tính linh hoạt và nhanh chóng trong điều hành: Nhân viên điều hành có thể linh hoạt thêm mới, thay đổi, hoặc hủy bỏ các dịch vụ theo nhu cầu thực tế trong quá trình diễn ra tour. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với các tình huống bất ngờ hoặc thay đổi từ khách hàng, đảm bảo rằng tour diễn ra suôn sẻ và đúng kế hoạch.
- Tối ưu hóa việc quản lý chi phí và doanh thu: Khả năng thu hoàn tiền và quản lý các khoản chi trong quá trình điều hành giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, từ đó giảm thiểu rủi ro tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách đảm bảo mọi khoản thu và chi đều được thực hiện chính xác và minh bạch.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng: Khả năng điều chỉnh dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng trong thời gian thực giúp nâng cao trải nghiệm của họ. Khi các yêu cầu được đáp ứng nhanh chóng, khách hàng sẽ cảm thấy được chăm sóc tốt hơn, từ đó tăng sự hài lòng và khả năng quay lại sử dụng dịch vụ.
- Giảm thiểu rủi ro và xử lý khủng hoảng hiệu quả: Tính năng này cho phép doanh nghiệp nhanh chóng hủy bỏ hoặc thay đổi dịch vụ trong các tình huống khẩn cấp hoặc bất khả kháng, giúp giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn và xử lý khủng hoảng hiệu quả hơn, bảo vệ danh tiếng và hình ảnh của công ty.
- Quản lý hiệu quả hoạt động vận hành tour: Việc theo dõi và quản lý tình trạng dịch vụ, chi phí, và dòng tiền theo thời gian thực giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động vận hành hiệu quả và chính xác, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Cải thiện khả năng ra quyết định: Cung cấp dữ liệu tức thời về tình trạng dịch vụ và tài chính, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định nhanh chóng và chính xác, từ đó giúp tối ưu hóa hoạt động và gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Quyền truy cập
*Lưu ý: Áp dụng đối với Booking đã chuyển điều hành.
4.1.1. Sửa, Thay đổi dịch vụ (Đối với loại Tour F.I.T hay Tour Private, dịch vụ chưa đặt, chưa thanh toán)
- Bước 1: Truy cập: Menu -> Bán hàng -> Danh sách Booking -> Click chuột phải 01 Booking > Tiện ich > Chọn Thay đổi dịch vụ
- Bước 2: Tại màn hình danh sách dịch vụ của Tour, cuối mỗi dịch vụ bạn chọn Sửa. Bạn có thể:
- Bước 3: Chọn Lưu lại sau khi thực hiện xong các thay đổi.
4.1.2. Bổ sung, thêm mới dịch vụ
- Bước 1: Truy cập: Menu -> Bán hàng -> Booking -> Click chuột phải lên 01 Booking > Tiện ích > Chọn Thay đổi dịch vụ.
- Bước 2: Tại màn hình Thay đổi/Hủy dịch vụ, Click vào chức năng +Thêm dịch vụ > Chọn loại dịch vụ cần bổ sung. Sau đó, thực hiện các thao tác Thêm mới:
- Bước 3: Nhấn Lưu lại để hoàn thành quá trình bổ sung 01 dịch vụ mới vào Booking.
4.1.3. Hủy dịch vụ
Tình huống:
- Bước 1: Truy cập: Menu -> Điều hành -> Điều hành dịch vụ -> Click mở 01 tour điều hành > Chọn Tab Danh sách booking > chuột phải lên 01 booking > Chọn Thay đổi dịch vụ.
- Bước 2: Cuối mỗi dịch vụ, chọn chức năng Hủy nếu dịch vụ chưa đặt, chưa thanh toán với nhà cung cấp.
- Bước 3: Xác nhận lại hành động và 01 Popup Chọn hình thức Hủy dịch vụ: Hủy hoàn tiền hoặc Hủy không hoàn tiền, nhập Lý do Hủy và nhấn Chọn
*Hủy hoàn tiền
Phần mềm TravelMaster cho phép lập Phiếu hoàn tiền khách hàng với số tiền tương đương dịch vụ hủy, có thể nhập số khác (nếu có).
a. Thông tin chung
*Lưu ý: Nếu chọn Add Credit thì hệ thống sẽ ghi nhận số tiền vào tài khoản Credit trên hệ thống của khách hàng.
b. Chứng từ
c. Nội dung hạch toán
Sau khi hoàn thành các thông tin cần thiết của Form Hoàn tiền khách hàng/Đối tác thì nhấn Xác nhận & in để hoàn tất quá trình hoàn tất quá trình hoàn tiền.
*Lưu ý: Một số đơn vị kích hoạt tính năng Duyệt chi, Đồng ý chi và Chi thì cần thực hiện theo quy trình nội bộ hệ thống phân quyền có sẵn theo vai trò.
*Hủy không hoàn tiền
- Bước 1: Truy cập: Menu -> Điều hành -> Điều hành dịch vụ -> Click mở 01 tour điều hành > Chọn Tab Danh sách booking > chuột phải lên 01 booking > Chọn Thay đổi dịch vụ.
- Bước 2: Cuối mỗi dịch vụ, chọn chức năng Hủy nếu dịch vụ chưa đặt, chưa thanh toán với nhà cung cấp.
- Bước 3: Xác nhận lại hành động và 01 Popup Chọn hình thức Hủy dịch vụ: Hủy không hoàn tiền, nhập Lý do Hủy và nhấn Chọn để hoàn thành.
Quyền truy cập
Truy cập: Menu -> Điều hành -> Điều hành dịch vụ -> Click mở 01 tour điều hành
4.2.1. Sửa, thay đổi dịch vụ
- Bước 1: Truy cập: Menu -> Điều hành -> Điều hành dịch vụ -> Click mở 01 tour điều hành > Tab Danh sách booking > chuột phải lên 01 booking > chọn Thay đổi dịch vụ
- Bước 2: Tại cuối mỗi dịch vụ có chức năng Sửa, Hủy nếu dịch vụ chưa đặt, chưa thanh toán. Bạn có thể:
- Bước 3: Chọn Lưu lại sau khi thực hiện xong các thay đổi
4.2.2. Hủy dịch vụ
*Chưa đặt, chưa thanh toán
- Bước 1: Truy cập: Menu -> Điều hành -> Điều hành dịch vụ -> Click mở 01 tour điều hành > Chọn Tab Danh sách booking > chuột phải lên 01 booking.
- Bước 2: Cuối mỗi dịch vụ, chọn chức năng Hủy nếu dịch vụ chưa đặt, chưa thanh toán
- Bước 3: Xác nhận lại hành động, dịch vụ sẽ chuyển sang trạng thái Chờ phê duyệt để Hủy
*Đã đặt & Xác thực, Đã thanh toán
- Bước 1: Truy cập: Menu -> Điều hành -> Điều hành dịch vụ -> Click mở 01 tour điều hành > Tab Đặt dịch vụ.
- Bước 2: tại cuối mỗi dịch vụ có chức năng 3 chấm chọn View (xem)
- Bước 3: tại màn hình Dịch vụ chuyển tình trạng từ Xác thực thành Hủy sau đó nhấn Lưu lại.
- Bước 4: Tạo phiếu thu & Credit hoàn tiền dịch vụ đối với nhà cung cấp này.
Tính năng "Thêm mới - Thay đổi - Hủy dịch vụ" trên Phần mềm TravelMaster mang lại giải pháp toàn diện cho quản lý dịch vụ du lịch. Với khả năng linh hoạt trong việc điều chỉnh dịch vụ và tối ưu hóa quy trình bán hàng, doanh nghiệp có thể dễ dàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nâng cao trải nghiệm của họ.
Đồng thời, việc quản lý chi phí hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong điều hành tour giúp cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Hy vọng, người dùng TravelMaster sẽ ứng dụng triệt để và hiệu quả tính năng này. Nếu cần hướng dẫn chi tiết hoặc bất kỳ phản hồi nào, bạn có thể gửi thông tin cho chúng tôi về hòm thư support@vietiso.com. Trân trọng cảm ơn vì sự tin tưởng và đồng hành của bạn!
.png)