Cập nhật 28.05.2024 | Kiến thức
Sau khi nhận được Booking từ Bộ phận kinh doanh, Điều hành viên cần tổng hợp và thống nhất danh sách dịch vụ được sử dụng trong Tour. Sau đó, liên hệ với các nhà cung cấp để đặt dịch vụ du lịch. Một số hoạt động mà điều hành viên cần thực hiện:
Chuẩn bị trước khi liên hệ với nhà cung cấp: Trước khi liên hệ, điều hành viên sẽ chuẩn bị chi tiết thông tin về dịch vụ cần đặt với nhà cung cấp như: loại dịch vụ, số lượng, các yêu cầu đặc biệt, các điều kiện hợp đồng cần thiết,...
Liên hệ với nhà cung cấp: Điều hành viên sẽ viên hệ với nhà cung cấp thông qua Email hoặc trao đổi trực tiếp qua điện thoại. Trong quá trình trao đổi, điều hành viên sẽ thỏa thuận, đàm phán về số lượng, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian cung cấp dịch vụ và yêu cầu đặc biệt,... để đảm bảo nhà cung cấp có thể đáp ứng đúng yêu cầu. Đồng thời, thảo luận về giá cả dịch vụ nhằm đạt được mức giá hợp lý và cạnh tranh nhất, đảm bảo lợi ích tốt nhất cho công ty.
.png "Nhiệm vụ của Điều hành Tour")
Xác nhận lại và đặt dịch vụ: Cuối cùng, sau khi đạt được thỏa thuận về tất cả các điều khoản, điều hành viên sẽ xác nhận lại tất cả các chi tiết với nhà cung cấp để đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ và đồng ý với các điều kiện đã thỏa thuận.
>>> Xem thêm: Điều hành Tour là gì? Vai trò của Điều hành Tour
Điều hành viên cần xác lựa chọn loại xe phù hợp, đảm bảo quá trình di chuyển được diễn ra theo đúng kế hoạch. Theo đó, điều hành viên cần xác định loại xe phù hợp với số lượng khách đi tour, đáp ứng những yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Lên lịch trình chi tiết cho các phương tiện di chuyển, bao gồm: điểm xuất phát, điểm đến, các điểm dừng chân, thời gian xuất phát,... đảm bảo rằng xe luôn sẵn sàng và chạy đúng giờ, đúng lộ trình.
Trong trường hợp có sự cố hoặc thay đổi về lịch trình, điều hành viên cần phải có kế hoạch phản ứng nhanh chóng và linh hoạt để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả mà không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Điều này có thể bao gồm việc sắp xếp xe thay thế, điều chỉnh lịch trình hoặc hỗ trợ khách hàng trong các tình huống khẩn cấp. Khả năng xử lý tình huống linh hoạt và kịp thời của điều hành viên là yếu tố then chốt để đảm bảo chuyến đi diễn ra an toàn và suôn sẻ.
Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể và yêu cầu của tour du lịch, điều hành viên có thể lựa chọn giữa việc điều hành xe của chính công ty (nếu có) hoặc sử dụng xe từ các nhà cung cấp dịch vụ.
Quy trình điều hành xe do doanh nghiệp sở hữu:
Quy trình điều hành xe của các đơn vị cung cấp:
Cũng tương tự như điều hành xe, tùy vào trường hợp mà điều hành viên có thể điều hành hướng dẫn viên của doanh nghiệp (nếu có) hoặc điều hành các hướng dẫn viên thuê ngoài.
Quy trình điều hành hướng dẫn viên cơ hữu (hướng dẫn viên của doanh nghiệp):
Quy trình điều hành hướng dẫn viên thuê ngoài:
.png "Nhiệm vụ của Điều hành Tour")
Việc điều hành xe và điều hành hướng dẫn viên đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn và khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng từ phía điều hành viên để đảm bảo rằng mọi hoạt động được diễn ra trong chương trình tour đều suôn sẻ.
>>> Xem thêm: 5 kỹ năng cần có của nhân viên Điều hành Tour chuyên nghiệp
Quản lý và kiểm soát chất lượng dịch vụ là một trong ba nhiệm vụ không thể thiếu của Điều hành viên trong doanh nghiệp lữ hành. Họ phải đảm bảo rằng cả dịch vụ của doanh nghiệp và các dịch vụ từ các nhà cung cấp đều đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cao nhất. Dưới đây là các nhiệm vụ cụ thể mà họ phải thực hiện để đảm bảo điều này:
Xác định tiêu chuẩn của từng chương trình tour: Điều hành viên cần phải hiểu rõ yêu cầu cụ thể của từng chương trình tour, bao gồm số lượng khách hàng, loại hình du lịch, điểm đến, thời gian du lịch và các yêu cầu đặc biệt khác từ khách hàng,...
Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng: Dựa trên yêu cầu cụ thể của chương trình tour, điều hành viên cần xác định các tiêu chuẩn chất lượng phù hợp, gồm các tiêu chí về sự an toàn, sự thoải mái, sự chuyên nghiệp của nhân viên và các yếu tố khác có liên quan đến trải nghiệm du lịch của khách hàng,...
Theo dõi quá trình thực hiện tour: Điều hành viên cần liên tục theo dõi mọi hoạt động trong suốt quá trình thực hiện tour, đảm bảo rằng các hoạt động, chương trình tour diễn ra theo kế hoạch đã được lập trước và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách kịp thời.
Theo dõi phản hồi của khách hàng: Để cải thiện chất lượng dịch vụ trong tương lai, điều hành viên cần thu thập và đánh giá phản hồi từ khách hàng. Dựa trên thông tin này, họ có thể xác định các điểm mạnh và yếu của dịch vụ và đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.
Tóm lại, điều hành Tour không chỉ là quy trình tổ chức và điều phối các hoạt động trong một chương trình du lịch mà còn là yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công của tour. Dù là nhiệm vụ nào, điều hành viên cũng cần thực hiện một cách tỉ mỉ, kỹ lưỡng để đảm bảo trải nghiệm của du khách cũng như xây dựng uy tín của doanh nghiệp.
.png)