Cập nhật 12.05.2023 | Quản trị
Tuy nhiên, một thách thức lớn nảy sinh trong giai đoạn này là nguy cơ đặt tour quá tải hay còn gọi là overbooking. Đặt trước quá nhiều có thể dẫn đến sự thất vọng của khách hàng, mối quan hệ căng thẳng với các công ty lữ hành và danh tiếng của doanh nghiệp bị ảnh hưởng tiêu cực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các chiến lược hiệu quả để tránh đặt trước quá nhiều tour trong mùa cao điểm, đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ và hài lòng cho cả công ty lữ hành và khách du lịch.
Overbooking trong ngành du lịch đề cập đến việc chấp nhận nhiều đặt chỗ hoặc đặt trước cho một tour du lịch, chỗ ở hoặc dịch vụ du lịch hơn khả năng hoặc nguồn lực sẵn có có thể đáp ứng. Nó xảy ra khi số lượng đặt chỗ được xác nhận vượt quá khả năng vật lý hoặc giới hạn của một chuyến tham quan hoặc dịch vụ cụ thể.
Lý do chính đằng sau việc overbooking là sự không chắc chắn xung quanh hành vi của khách hàng. Các nhà điều hành tour du lịch thường phải đối mặt với những thách thức trong việc dự đoán chính xác số lượng hủy hoặc vắng mặt. Để tối đa hóa doanh thu và đảm bảo tỷ lệ lấp đầy cao, họ có thể cố tình chấp nhận nhiều booking hơn khả năng có sẵn, giả định rằng một số khách hàng sẽ hủy hoặc không xuất hiện.
Tuy nhiên, khi số lượng khách đến thực tế vượt quá khả năng cung cấp do ít hủy hơn hoặc nhu cầu đột xuất, tình trạng overbooking sẽ xảy ra. Tình trạng này dẫn đến nhiều vấn đề khác nhau như khách hàng thất vọng, bị từ chối tiế
Bên cạnh đó, overbooking cũng có thể xảy ra do các vấn đề mang tính hệ thống booking. Vì vậy,các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải hiểu loại vấn đề nào trong hai loại vấn đề này là nguyên nhân hàng đầu khiến bạn đặt trước quá nhiều.
Overbooking có thể xảy ra trong các phân khúc khác nhau của ngành du lịch, bao gồm khách sạn, hãng hàng không, công ty lữ hành, hãng du thuyền và các dịch vụ du lịch khác. Nó đặc biệt phổ biến trong các mùa cao điểm cao điểm du lịch
Overbooking có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực, trong đó nổi bật nhất là:
Overbooking thường dẫn đến tình trạng quá tải và hạn chế về nguồn lực, chẳng hạn như chỗ ở, phương tiện đi lại và điểm tham quan. Điều này có thể dẫn đến việc khách hàng cảm thấy thất vọng và không hài lòng với trải nghiệm của họ. Họ có thể phải xếp hàng dài chờ đợi, gặp phải sự chậm trễ hoặc thậm chí bỏ lỡ các điểm tham quan hoặc hoạt động quan trọng, làm giảm đi niềm vui chung của họ đối với chuyến tham quan.
Như đã nói ở trên, overbooking có thể dẫn đến chất lượng phục vụ giảm sút, kéo theo đó là sự không hài lòng của khách hàng. Khi này, một số khách hàng có khả năng chia sẻ những trải nghiệm tiêu cực của họ thông qua truyền miệng, đánh giá trực tuyến hoặc các nền tảng truyền thông xã hội, điều này có thể ngăn cản khách hàng tiềm năng lựa chọn những công ty lữ hành đó trong tương lai. Danh tiếng bị tổn hại có thể mất nhiều thời gian và công sức để xây dựng lại, ảnh hưởng đến sự thành công và bền vững lâu dài của các doanh nghiệp trong ngành du lịch.
Overbooking có thể làm căng thẳng mối quan hệ với nhiều đối tác tham gia vào ngành du lịch, chẳng hạn như khách sạn, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và các điểm tham quan địa phương. Khi các công ty lữ hành liên tục đặt trước quá nhiều, điều này sẽ gây áp lực lên các đối tác này trong việc đáp ứng số lượng khách lớn hơn khả năng đáp ứng của họ, có thể dẫn đến chất lượng dịch vụ giảm sút hoặc thậm chí từ chối hợp tác với công ty lữ hành trong tương lai. Duy trì quan hệ đối tác mạnh mẽ là điều cốt yếu để ngành du lịch thành công và việc đặt trước quá nhiều có thể gây nguy hiểm cho những mối quan hệ quan trọng này.
Overbooking để lại nhiều hậu quả
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để tránh overbooking, bạn có thể thử các chiến lược sau.
Để tránh việc overbooking xảy ra, bạn nên tổ chức đào tạo lại cho đội ngũ nhân viên hiện có và đảm bảo rằng những người mới thuê có hiểu biết đầy đủ tầm quan trọng của việc nhập thông tin đặt chỗ một cách chính xác và kỹ lưỡng.
Nếu làm việc với các OTA, bạn cũng có thể hướng dẫn đội ngũ của cách điều hành hệ thống. Hãy đảm bảo rằng trước khi bạn trao quyền quản trị các tài khoản OTA của doanh nghiệp cho nhân viên thì nhân viên của bạn phải được trang bị đủ kiến thức và kĩ năng để giải quyết các tình huống xảy ra trên kênh OTA. Nếu không, việc overbooking là điều khó tránh khỏi.
Một lựa chọn khác để hạn chế overbooking là cung cấp các lợi ích bổ sung cho các hướng dẫn viên tự do thực hiện các tour được đặt sát ngày khởi hành. Không cần phải nói rằng động cơ hiệu quả nhất là mức lương cao hơn. Dựa trên quy mô và giá trị của overbooking, điều này có thể đáng hoặc không đáng . Mặc dù chiến lược này không giúp giảm số lượng đặt trước vượt mức mà Quý vị nhận được, nhưng chiến lược này giúp giảm bớt tác động mà chúng có thể gây ra cho khách, có nghĩa là hạn chế được sự không hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ.
Nếu bạn đang gặp phải tình trạng overbooking vì bạn có quá nhiều kênh để quản lý và không có đủ thời gian trong ngày thì bạn có thể nghĩ đến việc cắt giảm số lượng kênh phân phối mà bạn làm việc cùng. Họ có thể là một số OTA hoạt động kém hiệu quả, nhà bán buôn, đại lý địa phương, v.v. Khi xem xét tùy chọn này, hãy tập trung vào những thứ tạo ra nhiều công việc hơn giá trị.
Tuy nhiên, lựa chọn này có thể gây bất lợi cho lợi nhuận của bạn vì nó hạn chế phạm vi tiếp cận của doanh nghiệp bạn.
Booking Engine đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp lữ hành giảm tình trạng đặt trước quá nhiều thông qua một số cơ chế. Thứ nhất, nó cung cấp khả năng quản lý tình trạng số lượng dịch vụ theo thời gian thực bằng cách tích hợp với hệ thống hàng tồn kho của doanh nghiệp. Khi khách hàng booking, công cụ booking engine sẽ cập nhật những ngày đã kín lịch booking, phản ánh chính xác các booking có sẵn. Khả năng hiển thị tức thì này ngăn chặn việc đặt trước quá nhiều bằng cách đảm bảo rằng khả năng còn lại được theo dõi và truyền đạt chính xác.
Thứ hai, các doanh nghiệp du lịch có thể sử dụng tính năng giới hạn booking tự động do công cụ đặt phòng cung cấp. Họ có thể đặt và quản lý giới hạn đăng ký dựa trên các yếu tố như dung lượng, khung thời gian hoặc bất kỳ thông số liên quan nào khác. Sau khi đạt đến giới hạn đã xác định trước, công cụ đặt trước sẽ tự động ngừng chấp nhận các booking bổ sung trong khoảng thời gian cụ thể đó. Tính năng này hoạt động như một biện pháp ngăn chặn tình trạng overbooking, đảm bảo rằng doanh nghiệp không vượt quá khả năng cung cấp của mình.
Thứ ba, booking engine cung cấp xác nhận và đồng bộ hóa ngay lập tức trên tất cả các kênh. Khi khách hàng đặt trước, công cụ sẽ ngay lập tức xác nhận đặt trước và cập nhật tình trạng phòng trống trên tất cả các nền tảng được kết nối. Việc đồng bộ hóa này đảm bảo rằng trạng thái đặt chỗ mới nhất được truyền đạt chính xác, giảm thiểu rủi ro boooking quá nhiều do sự khác biệt hoặc chậm trễ trong việc cập nhật thông tin.
Cuối cùng, booking engine cung cấp khả năng báo cáo và phân tích toàn diện. Các tính năng này cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng đặt phòng, tỷ lệ lấp đầy và chỉ số hiệu suất. Bằng cách phân tích dữ liệu này, các doanh nghiệp du lịch có thể xác định các mẫu hoặc giai đoạn có nhu cầu cao, cho phép họ điều chỉnh tình trạng sẵn có hoặc thực hiện các chiến lược để tránh đặt trước quá nhiều trong thời gian cao điểm. Các công cụ báo cáo này trao quyền cho các doanh nghiệp với thông tin có giá trị để đưa ra quyết định sáng suốt và quản lý hiệu quả đặt chỗ của họ.
Tóm lại, booking engine giúp các doanh nghiệp du lịch giảm lượng đặt trước quá nhiều bằng cách cung cấp khả năng quản lý khoảng không quảng cáo theo thời gian thực, giới hạn đặt phòng tự động, xác nhận và đồng bộ hóa ngay lập tức cũng như khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ. Bằng cách tận dụng các tính năng này, các doanh nghiệp du lịch có thể tối ưu hóa quy trình đặt phòng của họ, ngăn chặn các tình huống overbooking và mang lại trải nghiệm liền mạch cho khách hàng của họ.
Booking Engine là phương pháp giảm overbooking cực kì hiệu quả
Sau 15 năm hoạt động và có hơn 3000 khách hàng trên toàn quốc, isoCMS hiện là nền tảng quản trị nội dung dành riêng cho các website du lịch. Nền tảng này cung cấp những nghiệp vụ chuyên nghiệp dành cho ngành du lịch mà nổi bật nhất chính là hệ thống Booking Engine. Hệ thống Booking Engine của isoCMS sở hữu nhiều tính năng nổi bật như tour calender, tùy chỉnh các hình thức giá tour, tích hợp đa dạng các cổng thanh toán điện tử, hệ thống email automation, tích hợp với tính năng giỏ hàng, cung cấp báo cáo theo thời gian thực, theo tuần, tháng hoặc khoảng thời gian tùy chỉnh theo mong muốn. Hơn cả một hệ quản trị nội dung website, isoCMS cùng với hệ thống Booking Engine của nó là giải pháp hoàn hảo cho hoạt động kinh doanh du lịch trực tuyến của các doanh nghiệp lữ hành tại Việt Nam.
Trải nghiệm isoCMS tại đây.
Như vậy, overbooking trong mùa cao điểm là một tình trạng phổ biến trong ngành Du lịch-lữ hành và có thể gây ra nhiều hậu quả cho các doanh nghiệp. Do đó, VietISO đã gợi ý một số cách để giúp doanh nghiệp cả bạn hạn chế hoặc ngăn chặn overbooking. Trong đó, sử dụng Booking Engine được đánh giá là hiệu quả cao nhất. Hy vọng này viết này sẽ sẽ giúp ích phần nào cho các doanh nghiệp Du lịch-lữ hành trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ.
.png)